Der Einsatz von kaufmännischer Software ist in Unternehmen Standard. Sie dient der Automatisierung von Prozessen, der Optimierung von Arbeitsabläufen und der effizienten Verwaltung von Ressourcen. Gleichzeitig stellen der Datenschutz und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben wesentliche Anforderungen dar, die Unternehmen nicht ignorieren dürfen. Bei der Implementierung und Nutzung von Software müssen daher bestimmte Kriterien beachtet werden, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Gesetzliche Grundlagen
Datenschutzrichtlinien sind in vielen Ländern verbindlich geregelt. In der Europäischen Union bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die Basis für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Diese Verordnung gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, unabhängig davon, wo das Unternehmen ansässig ist. Besonders wichtig sind die Prinzipien der Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz. Kaufmännische Software muss diesen Anforderungen gerecht werden, indem sie Funktionen zur Datenkontrolle und zur Einhaltung der DSGVO bereitstellt.
Ein weiterer Aspekt ist die Einhaltung der nationalen Datenschutzgesetze, die in vielen Ländern zusätzlich zur DSGVO gelten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Software länderspezifische Vorgaben berücksichtigt, um rechtliche Verstöße zu vermeiden.
Die Sicherheit von Daten ist ein zentrales Thema bei der Auswahl von kaufmännischer Software. Hackerangriffe, Datenlecks oder unbefugte Zugriffe können schwerwiegende Konsequenzen haben. Um solche Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen auf folgende Sicherheitsmerkmale achten:
Zusätzlich ist es empfehlenswert, dass Unternehmen regelmäßig interne Audits durchführen, um die Sicherheit ihrer IT-Systeme zu überprüfen und zu optimieren. Am besten wendet man sich hierzu zudem an externe Berater, die das Unternehmen aus einem anderen Blickwinkel betrachten und keine Betriebsblindheit mitbringen.
Cloud-basierte Lösungen und Datenschutz
Viele Anbieter von kaufmännischer Software setzen auf cloud-basierte Lösungen. Diese bieten den Vorteil, dass Daten flexibel und ortsunabhängig abgerufen werden können. Eine zentrale Frage im Zusammenhang mit dem Datenschutz ist, in welchem Land die Daten gespeichert werden. Wenn Daten außerhalb der EU gespeichert werden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Speicherort ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Dies kann durch sogenannte Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln sichergestellt werden.Ein weiteres Kriterium ist die Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter. Verträge müssen klare Regelungen zur Datensicherung, zur Haftung und zur Datenrückgabe im Falle der Vertragsbeendigung enthalten. Zusätzlich sollte der Anbieter den Nachweis unabhängiger Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 erbringen können.
Anforderungen an die Softwareauswahl
Neben den bereits genannten Sicherheitsaspekten gibt es weitere Kriterien, die bei der Wahl der richtigen kaufmännischen Softwarelösung für den Unternehmensalltag berücksichtigt werden sollten:
Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter
Der beste technische Schutz ist wirkungslos, wenn Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind. Unternehmen sollten regelmäßig Schulungen zum Umgang mit sensiblen Daten zu folgenden Themen durchführen:
Mitarbeiter sollten zudem über aktuelle Bedrohungen und neue Sicherheitsrichtlinien informiert werden.
Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung
Die Anforderungen an Datenschutz, Cybersicherheit und IT-Sicherheit unterliegen einem ständigen Wandel. Gesetzesänderungen, technische Weiterentwicklungen und neue Bedrohungsszenarien machen es notwendig, die eingesetzten Systeme regelmäßig zu überprüfen. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess hilft Unternehmen dabei, ihre Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten und an neue Gegebenheiten anzupassen.
Durch die konsequente Berücksichtigung der genannten Aspekte können Unternehmen die Vorteile von kaufmännischer Software optimal nutzen und gleichzeitig ihre Daten sicher verwalten.